Project Online päättyy 30.9.2026. Nykyisillä Project Online käyttäjillä on siis noin vuosi aikaa siirtää projektisuunnittelutoiminnot, projektisuunnitelmat ja resurssivarausten tiedot pois Microsoftin pilvessä toimivasta Project Online järjestelmästä.
- Project Online historia
Microsoft rakensi ensimmäisen Project Server version 2002. Project Server täydensi MS Project työasemaohjelmiston toimintoja tarjoamalla yhteisen tietovaraston kaikille projekteille. Project Serverin avulla saatiin mm. keskitetty resurssien hallinta, yhdistetty projektisalkku ja tiimien jäsenille näkymä omiin töihin ja mahdollisuus raportoida toteumat eri projektien tehtäville yhtenäisessä selainpohjaisessa käyttöliittymässä.
Microsoft alkoi tarjota Project Online palvelua 2010, jolloin silloisen Project Server 2010 toiminnallisuus tarjottiin asiakkaille Microsoftin pilvialustalta nimellä Project Online. On hyvä huomata, että Project Online on koko ajan ollut Project Serverin arkkitehtuuriin perustuva väline, jonka arkkitehtuuri on suunniteltu yrityksen omalle palvelimelle asennettavaksi, yrityskohtaiseksi välineeksi. Project Onlinen arkkitehtuuri on luotu jo ennen kuin pilvipohjaisia järjestelmiä on ollut olemassakaan.
Useat käyttäjäorganisaatiot siirtyivät Project Server ympäristöistä käyttämään Microsoftin tarjoamaa Project Online välinettä. Pilviversiolla oli kustannusetuja omilla palvelimilla ajettavaan ohjelmistoon verrattuna; Lisenssit skaalautuivat helposti käyttäjämäärän mukaan, eikä oman teknisen ympäristön haasteista ja kustannuksista tarvinnut välittää.
Microsoft kehitti Project Online palvelua Project Server tuotteen rinnalla useita vuosia. Project Server jää vielä elämään, samoin kuin Microsoft Project työpöytäsovellus. 30.9.2026 päättyy siis pilvestä tarjottavan Project Onlinen elinkaari.
- Microsoftin työnohjauksen välineiden tulevaisuus on pilvessä.
Microsoft kehittää kaikki uudet tuotteensa lähtökohtaisesti pilvialustalle. Microsoft on rakentanut pilvialustoilleen useita osin toisiaan täydentäviä, mutta myös osin päällekkäisiä välineitä: Planner, Project for the web ja ToDo, muutaman mainitakseni. Viimeisen vuoden aikana näitä on yhdistetty Planner -tuotenimen alle.
Planner jakautuu kahteen teknisesti erilaiseen välineeseen. Planner Perus (Basic) on ”alkuperäinen Planner” ja Planner Premium on nimenvaihdoksen kokenut Project for the Web väline. Planner Premium vaatii Planner lisenssin, sen tekninen alusta rakentuu Dataversen ja Power Platformin päälle. Power Platform alusta tarjoaa hyvät välineet laajentaa Planner Premiumin tietomallia, toimintoja ja käyttöliittymää. Planner Basic taasen on laajennettavuudeltaan hyvin rajoitettu ja tarjoaa käytännössä hyvin yksinkertaistetun tiimin töiden hallinnan käyttöliittymän.
Planner Premiumin avulla voidaan luoda projektikohtaiset tehtäväaikataulut, varata tehtäville resurssit, aikatauluttaa tehtävät käyttäen Gantt-kaaviota ja Kanban taulu käyttöliittymiä. Projekteista voidaan koostaa portfoliota, joissa voidaan katsella portfolioon kuuluvien projektien tilaa ja valittujen avaintehtävien aikataulua.
Pilviversion kehitys on ollut valitettavan hidasta. Toiminnallisuuksia on lisätty verkkaisesti, eivätkä Planner tuotteet tule ehkä koskaan tarjoamaan kaikkia samoja toimintoja, jotka Project Onlinessa ja Microsoft Project työpöytäsovelluksessa ovat olleet.
- Vaihtoehdot
- Perus Planner (Planner Basic)
Pelkillä Microsoftin Office lisensseillä voi luoda yksinkertaisia tehtävälistoja Perus Plannerilla. Tämä saattaa riittää joillekin projektipäälliköille, mutta ei tarjoa projektipäällikölle edistyneempiä aikataulutuksen tai resurssihallinnan toimintoja, saati projektisalkkunäkymiä tai yritystasoista resurssihallintaa.
Projektipomo suosittelee Perus Planneria lähinnä leikkimieliseen testailuun.
- Planner Premium
https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/planner/microsoft-planner
Microsoftin suositus on siirtyä Project Onlinesta käyttämään Planneria. Plannerin käyttöönotto tulee kuitenkin vaatimaan käyttötavan uudelleen miettimisen. Yleensä Project Onlinen käyttötapaa on käyttäjäorganisaatioissa laajennettu ja vakioitu, käyttäen Project Onlinen mahdollistamia yrityksen lisätietokenttiä, kustomoituja näkymiä ja Microsoft Project työpöytäsovelluksessa Visual Basic makroja. Project Onlineen määriteltyjä konfiguraatioita ja käyttötapaa voi olla mahdotonta siirtää Planneriin sellaisenaan.
Microsoft Project työpöytäsovellus ei toimi yhdessä Plannerin kanssa, eikä siten esimerkiksi VBA Makroja tai MS Projectin monipuolisia toimintoja voida hyödyntää.
Vaikka Planner Premium ei sisällä Project Onlinen toimintoja, Planner Premium tarjoaa kuitenkin Project Onlineakin laajemmat mahdollisuudet järjestelmän räätälöintiin ja laajentamiseen. Dataversen tietomallia voidaan laajentaa rajattomasti. Uusia toimintoja voidaan tuoda Power Apps käyttöliittymään ja järjestelmäintegraatioita voidaan toteuttaa Power Automatella. Useat Microsoftin kumppanit ovatkin jo laajentaneet Planner Premiumin toimintoja omilla Power Apps sovelluksillaan. Kaikella on kuitenkin hintansa, Power Platformin laaja hyödyntäminen vaatii nimittäin erillisiä Power Apps lisenssejä ja myös kolmansien osapuolien laatimat laajennukset aiheuttavat lisäkustannuksia. Lisäksi räätälöityjen toiminnallisuuksien ylläpito saattaa osoittautua työlääksi.
Projektipomo suosittelee, jos vaatimustaso toiminnallisuuksille ei ole korkea tai ollaan valmiita Power Platformin avulla laajentamaan toimintoja.
- Project Server
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/project/enterprise-project-server
Project Online on konepellin alla sama ohjelmisto kuin Project Server, joka asennetaan yrityksen omille palvelimille, palvelukeskukseen tai sen voi asentaa jopa Microsoftin pilveen virtuaalipalvelimille.
Project Server Subscription Edition on viimeisin versio Project Serveristä. Microsoft lupaa sille elinkaaren vähintään vuoteen 2031 asti. Project Server mahdollistaa suoraviivaisen siirtymän Project Onlinesta, antaen useamman vuoden jatkoaikaa. Tämä on paras ratkaisu, kun haetaan lisäaikaa seuraavan välineen valintaan tai muuten halutaan muutamia vuosia jatkoaikaa nykyiselle käyttötavalle. Project Onlinen toiminnot voidaan siirtää suoraan Project Serveriin sellaisenaan. Raportoinnin kyselyt vain muunnetaan SQL kyselyiksi, koska Project Serverissä ei ole samaa raportointirajapintaa, jota Online puolella on käytetty.
Helppo tapa siirtää Project Online Project Serverille, on tehdä migraatio Prohan SaaS palvelukeskukseen, jonne asennetaan PWA palvelin SPLA lisensseillä ja hyödynnetään jaettua tietokantapalvelua. Toinen potentiaalinen vaihtoehto, on hankkia Prohalta Project Server PSW lisenssit Microsoft kumppaniohjelmasta ja asentaa ne Microsoftin pilveen virtuaalikoneisiin.
Tämä vaihtoehto on nopea, mutta lisännee lisensiointi- ja käyttökustannuksia, eikä ole tuettu ratkaisu kuin muutamia vuosia (vähintään 2031 asti).
Projektipomo suosittelee niille, jotka tarvitsevat muutaman vuoden lisäaikaa.
- Camako
https://proha.com/palvelut/camako/
Markkinoilla on paljon muitakin kuin Microsoftin tuottamia työnohjauksen välineitä. Toimittajan vaihto saattaa houkuttaa tilanteessa, jossa Microsoft antaa vain vuoden aikaa siirtyä pois Project Onlinesta, tarjoamatta kuitenkaan valmista välinettä, jolla olisi taattu elinkaari tulevaisuuteen.
Prohan valmistama Camako tuote sisältää valmiit toiminnot projektien töiden suunnitteluun ja aikataulutukseen, resurssien hallintaan, kustannusten hallintaan, toteutuneiden tuntien keräykseen ja projektisalkkujen hallintaan. Camako on toiminnallisuuksiltaan osin laajempi kuin Project Online.
Camako on suomalainen SaaS ratkaisu, joka toimitetaan suomalaisesta Prohan SaaS palvelukeskuksesta (DNA:n konesali Lahdessa). Tämä on suomalaiselle viranomaiselle paras ja edullisin ratkaisu, ja tukee suomalaista työtä. Camako on integroitu MS Project Desktopiin. Camakosta löytyy Power BI integraatio REST API:n kautta ja valmis Power BI esimerkkirapottipaketti. Camakon suosio kasvaa, siitä esimerkkinä mm. DNA on ottamassa käyttöön Camakon toimitusprojekteissaan. Viranomaiskäytössä referenssejä ovat mm. Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne ja HSY. Camakolla on useita isoja ja kansainvälisesti toimivia asiakasreferenssejä. Camako on järeä ja skaalautuva projekti ERP, jonka loppuvuodesta tuleva versio 6.5 on täysin valmius astumaan Project Onlinen jättämiin saappaisiin myös aikataulusuunnittelun osalta, joka perinteisesti jätettiin aikaisemmin Microsoftin välineiden hoidettavaksi.
Projektipomo suosittelee.
- Safran Project
https://www.safran.com/en-gb/project-management-tools
Safran Project on projektiammattilaisten väline. Ei puhuta satunnaisista projektipäälliköistä, vaan projektijohtajista, joilla on isoja projekteja aikataulutettavanaan.
Safranilla voidaan jakaa suuret projektiaikataulut lohkoihin, joita hallinnoivat eri henkilöt. Se tukee erinomaisesti Ansaitun arvon menetelmää ja siinä on monipuoliset aikataulutusominaisuudet.
Safran Project on valmis ja laajasti käytetty ratkaisu, joka kilpailee suoraan Primaveran kanssa. Safran Project voidaan toimittaa Azure palveluna tai Prohan SaaS palvelukeskuksesta. Safraniin saadaan tuotua Microsoftin Project ohjelman aikataulut XML siirtotiedostoina. Kaikki Safran data mukaan lukien aikajaksotettu resurssi- ja Earned Value informaatio voidaan julkaista Safran Data Reporting Utilityn avulla Power BI:hin. Tästä ratkaisusta ei ole varsinaista SaaS palvelua suoraan Safranilta saatavilla, mutta voidaan hostata kuten edellä mainittu.
Microsoftin artikkeli: https://techcommunity.microsoft.com/blog/plannerblog/microsoft-project-online-is-retiring-what-you-need-to-know/4450558