Projektien johtaminen ei ole enää pelkkää aikataulujen hallintaa, vaan nykyään puhutaan vaikuttavuudesta, suunnan kirkkaudesta ja tiedolla johtamisesta. Pitäkää kiinni hatuistanne, sillä Projektipomo sukeltaa nyt KPI-mittareiden maailmaan: Miten seurata, ohjata ja parantaa projektien suoriutumista Camako PPM -järjestelmässä?
Key Performance Indicator eli KPI on mitattava arvo, joka osoittaa, kuinka tehokkaasti yritys saavuttaa liiketoiminnan keskeiset tavoitteet. Organisaatiot käyttävät KPI-mittareita useilla tasoilla arvioidakseen yritystä tavoitteiden saavuttamisessa. Hyvä KPI ei ainoastaan mittaa menneisyyttä, vaan se ohjaa myös tulevaa. Camako PPM tarjoaa tähän tehokkaan ja joustavan alustan.
Camako – käytännön työkalu KPI-seurantaan
Camako PPM on kotimainen, muokattavissa oleva projektinhallinta-alusta, jossa voi hallita niin projektisalkkua, resursseja kuin tavoitteita. Camakon vahvuus on sen monipuolisuus. Järjestelmään voi rakentaa omiin tarpeisiin soveltuvan KPI-rakenteen ilman raskasta kehitystyötä, kiitos low-code/no-code-alustan. KPI-seuranta voidaan kytkeä suoraan projekteihin, tehtäviin ja raportteihin. Tämä tekee mittareista aktiivisen osan arkea ylläpitäen projektissa toimivien ja projektin eri sidosryhmien jatkuvaa ja ajantasaista tilannetietoisuutta.
Koska KPI kertoo, miten hyvin organisaatio, projekti tai tiimi saavuttaa tavoitteensa, projektipäällikön kykenee seuraamaan projektin etenemistä reaaliaikaisesti, tunnistamaan ongelmakohdat ennen kuin ne eskaloituvat sekä ohjaamaan tiimin toimintaa kohti yhteisiä tavoitteita.
Määrälliset ja laadulliset mittarit – molempia tarvitaan
Mittarit voidaan kerätä sähköisillä kyselyillä ja visualisoida Camakossa, esimerkiksi hymiöpohjaisilla mittareilla tai väritunnisteilla.
Määrälliset mittarit – selkeästi mitattavat luvut ja näihin liittyvät trendit, kuten:
1. Työkuorma ja käyttöaste: toteutuneet työtunnit suhteessa suunnitelmaan
2. Aikataulu: edistymä suhteessa vertailusuunnitelmaan
3. Kustannukset: viimeisin kustannusennuste suhteessa hyväksyttyyn budjettiin
4. Riskit: tunnistetut, avoimet riskit painotettuna näiden merkittävyydellä
5. Laatu: virhekorjauksien osuus työtunneista ja suhteessa tavoitteeseen
Laadulliset mittarit – mitattavia ja näkemyksiin ja palautteeseen pohjautuvia arvioita, esim.:
1. Onko toimitusmallin mukaiset projektin seurantatoimet on suoritettu säännöllisesti
2. Onko projektin keskeisiä tietoja ylläpidetty säännöllisesti (aikataulu, kustannukset…)
3. Projektiryhmän tyytyväisyys
4. Sidosryhmien arvio viestinnästä ja etenemisestä
5-vaiheisen KPI-rakenteen toteutus Camakossa
1. Suunnittele KPI-rakenne:
KPI:t eivät synny tyhjästä. Ne tulee johtaa tarkoituksesta, strategiasta, projektin tavoitteista tai tiimin vastuista. Projektipomon suositus on yhdistää KPI:t suoraan liiketoiminnan painopisteisiin:
● Strategiasta (esim. asiakastyytyväisyys, kannattavuus)
● Projekteista (esim. aikataulussa pysyminen, työn laatu)
● OKR-malleista (kun yhdistetään tavoitteet ja mittarit)
● Tiimikohtaisista mittareista (esim. resurssien käyttöaste)
2. Luo KPI-viitekehys Camakoon
Camakossa KPI-mittaristo voidaan rakentaa hyödyntämällä järjestelmän perustoimintoja:
● Portfolio = KPI-kategoria tai teema
● Project = KPI:n omistaja tai mittaristo
● Task = Yksittäinen KPI-mittari
● Custom fields = Tavoitearvo, toteuma, yksikkö, painoarvo, vastuuhenkilö
Tämä rakenne toimii erityisen hyvin, kun KPI:t halutaan kytkeä projekteihin tai tiimeihin suoraan.
3. Rakenna mittaristo konkreettisesti
Esimerkki KPI-mittaristosta projektipäällikön käyttöön Camakossa:
4. Aseta päivityskäytännöt ja vastuuhenkilöt
Mittareiden lähtötietojen laadukkuus ja jatkuva seuranta takaavat hyödyt. Camakossa voidaan:
● Seurata projektien tietojen päivitysaktiivisuutta tiedon laadun takaamiseksi
● Lähettää muistutuksia ja hälytyksiä järjestelmässä tai sähköpostitse, jotta raja-arvojen ylitykset tai tavoitteista jääminen sekä näiden uhka tulevat huomioiduksi.
● Nimetä jokaiselle KPI:lle vastuuhenkilö, joka seuraa mittarin toimintaa ja vastaa lähtötietojen laadusta.
Tämä varmistaa, että tieto on ajantasaista ja luotettavaa – ja tukee päätöksentekoa arjessa.
5. Visualisoi tiedot ja seuraa aktiivisesti
KPI:t voidaan visualisoida Camakossa esim. seuraavasti:
● RAG-värit:
🟢 vihreä = tavoite saavutettu
🟡 keltainen = riski
🔴 punainen = tavoite jäämässä
● Graafit ja trendikäyrät
● Power BI -integraatio: visualisointi johdolle ja hallitukselle
● Dashboardit eri rooleille: projektipäälliköt, sponsorit, PMO
Näin KPI:t eivät jää piilotiedoksi – vaan muuttuvat ohjaavaksi työkaluksi.
Projektipomon muistilista KPI-seurantaan Camakossa:
1. Selitä mittarit – miksi ne ovat tärkeitä?
KPI on tehokas vasta, kun henkilöstö ymmärtää sen tarkoituksen.
2. Hyväksytä ja sisäistä mittarit yhdessä tiimin kanssa:
Osallistaminen lisää sitoutumista ja parantaa datan laatua.
3. Käytä KPI-dataa päätöksenteon tukena, ei vain raportointiin:
Reagoi nopeasti poikkeamiin, koska silloin KPI todella elää arjessa.
Huomaa: mittarit ovat projektipäällikön päivittäinen apu, mutta merkittävää etua saadaan, kun ne määritellään palvelemaan tarkasteluita projektien ylitse. Mittareiden määrittelyn ja kehittämisen vastuu löytyy tällöin luontevasti projektimuotoista toimintaa tekevän organisaation PMO toiminnosta tai vastaavan vastuun kantavasta tahosta.
Tekoäly ja KPI mittarit
Projektinhallintajärjestelmän KPI-mittarit tarjoavat vahvan tietopohjan tekoälyagenttien käyttöön. Kun virtuaalisella projektipäällikön apulaisella on pääsy näihin tietoihin, se voi hyödyntää kokemuspohjaista tietoa uudella tavalla ja seurata projektien onnistumista reaaliaikaisesti. Tekoäly jalostaa tiedon, tunnistaa tästä poikkeamat ja ennakoi mahdolliset ongelmatilanteet.
Projektien välinen tarkastelu onnistuu tehokkaimmin, kun niiden rakenteellinen tieto on määritelty huolellisesti. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi projektin tyyppi, koko, erilaiset luokitustiedot, merkittävyys, toimitusmalli, työn ositusrakenne jne. Näiden avulla tekoäly voi muodostaa vertailukelpoisia kokonaisuuksia ja parantaa uusien projektien lähtökohtia ottaen huomioon projektien erityispiirteet.
Projektien tehokas ohjaus vaatii ajantasaista, selkeää ja visuaalisesti ymmärrettävää tietoa. Camako PPM tarjoaa tähän nykyaikaiset välineet. Kun KPI:t tuodaan osaksi järjestelmää ja arkea, projektipäälliköstä tulee aidosti tiedolla johtava ammattilainen.
Lue lisää KPI:sta täältä, ja jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen kautta täältä.