Microsoft

Microsoftin välinetarjonta työn, projektien, resurssien ja projektisalkkujen alueella on kattava. Perinteiset Project Online ja työasemalle asennettava MS Project ohjelmisto ovat toiminnoiltaan laajoja ammattilaisen välineitä. Uusi Project for the Web ja Planner edustavat uutta lähtökohtaisesti pilviympäristöön rakennettua välinesukupolvea.

Sekä Project Onlineen luodut, että Project for the Web projektit yhdistetään Project Home ja Toteutussuunnitelma (Roadmap) sivuilla. Myös Power BI data analyyseissa voidaan yhdistää tietoa näistä eri välineistä.

Kuva: Microsoftin projektihallinnan sovellukset

Microsoft

Microsoftin välinetarjonta työn, projektien, resurssien ja projektisalkkujen alueella on kattava. Perinteiset Project Online ja työasemalle asennettava MS Project ohjelmisto ovat toiminnoiltaan laajoja ammattilaisen välineitä. Uusi Project for the Web ja Planner edustavat uutta lähtökohtaisesti pilviympäristöön rakennettua välinesukupolvea.

Sekä Project Onlineen luodut, että Project for the Web projektit yhdistetään Project Home ja Toteutussuunnitelma (Roadmap) sivuilla. Myös Power BI data analyyseissa voidaan yhdistää tietoa näistä eri välineistä.

Kuva: Microsoftin projektihallinnan sovellukset

1 Project home – käyttäjän kotisivu projekteihin

Project home sivu osoitteessa project.microsoft.com kokoaa käyttäjän projektit yhteen paikkaan. Project home sivulta käyttäjä voi avata projektisuunnitelmia, olivatpa ne sitten uudessa Project for the Web:ssä tai perinteisessä Project Onlinessa. Home sivulla voi myös luoda uusia Project for the Web projekteja ja toteutussuunnitelmia (Roadmap).

Kuva: Project home – käyttäjän kotisivu projekteihin

2 Uusi Project for the Web

Microsoftin uusi Project ohjelmisto, Project for the Web, on tehty, ei vain projektipäällikön, vaan koko projektiryhmän työvälineeksi. Uuden Project ohjelmiston käyttöliittymä on niin helppokäyttöinen ja yksinkertainen, että sen oppiminen ja käyttöönotto on hyvin nopeaa. Se on suunniteltu hyödyntämään pilviympäristön arkkitehtuuria ja liittymään muihin pilvipalveluihin. Uuden Projectin ydintoiminnot ovat:

Tehtävälistan laatiminen, tehtävien kestojen arviointi, aikataulutus riippuvuuksien avulla ja resurssien liittäminen tehtäviin.

Käyttöliittymä rakentuu kolmesta näkymästä:

Kuva: Ruudukko, jossa listataan tehtävät ja niiden perustiedot.

Kuva: Kanban taulu, jossa tehtävät voi järjestää halutulla tavalla nimettyihin sarakkeisiin. Sarakkeiksi voi myös valita: Myöhässä, Tämä viikko, Seuraava viikko ja Tulevat tai ryhmittelyn voi tehdä töiden valmiusasteen mukaan.

Kuva: Aikajana esittää tehtävät perinteisenä Gantt kaaviona, jossa tehtävien aikataulua voi muokata tarttumalla ja vetämällä. Tehtäviä voi ajoittaa myös luomalla riippuvuuksia niiden välille.

Project for the Web hyödyntää samaa Power Platform -arkkitehtuuria, kuin Microsoftin Dynamics tuotteet. Power Platform alusta mahdollistaa uuden Projectin toimintojen laajentamisen hyvin helposti. Esimerkiksi projektien liittäminen salkkuihin tai asiakkaisiin onnistuu lisäämällä kyseiset käsitteet, ja niitä määrittävät tiedot Power App sovellukseen.

Microsoft kehittää Project for the Web ohjelmistoa nopealla tahdilla, asiakkaiden toiveiden mukaan. Microsoftin tarkoituksena on, että se tulee sisältämään samat toiminnot kuin nykyinen Project Online palvelu ja muutaman vuoden kuluttua korvaa sen kokonaan.

Jos sinulla jo on Project Online tai Project for the Web lisenssi, voit kirjautua Project ohjelman kotisivulle Microsoftin 365 palvelussa.

Lisää tietoa uudesta Project for the Web välineestä löydät Microsoftin sivustolta.

https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/project/project-management-software

3 Power Platform

Power Platform on Project for the Web:n alusta. Sen avulla voidaan lisätä uusia toiminnallisuuksia pilviympäristössä ilman varsinaisia ohjelmointitaitoja. Power Platformin välineistön avulla Project for the Web:n ympärille voidaan konfiguroimalla rakentaa kaikki tarvittavat lisätoiminnallisuudet. Power Platform sisältää:

Common Data Services (CDS) on tiedonhallinnan alusta, johon voidaan valmiiden tietokäsitteiden lisäksi määritellä mitkä tahansa tarvittavat käsitteet ja niiden attribuutit. Esimerkiksi Projekti ja Tehtävä käsitteet jo löytyvät, mutta tarvittaessa tietomalliin voidaan lisätä vaikkapa Riski-käsite ja määritellä sen relaatiot Projekti ja Tehtävä käsitteisiin halutulla tavalla.

Power Apps on välineistö, jonka avulla laaditaan käyttöliittymät ja liiketoimintalogiikka sovelluksiin, jotka hyödyntävät ja käyttävät CDS:n tietomallia.

Power Automate on työnkulkujen ja prosessien automatisoinnin väline. Sen avulla rakennetaan integraatiot ulkoisten tietojärjestelmien ja palveluiden kanssa. Sen avulla myös automatisoidaan ajastetut tai määritellyistä tapahtumista käynnistyvät prosessit.

Power BI on väline tiedon louhintaan, analysointiin ja raportointiin. Power BI:n avulla saadaan jalostettua CDS:n tietovarastosta, ja muista tietolähteistä koottu data eri käyttäjäryhmille sopivilla raporttinäkymillä.

Power Virtual Agents välineillä rakennetaan interaktiiviset botit, jotka kyselevät ja keskustelevat käyttäjien kanssa.

Lue lisää Power Platformista Microsoftin Power Platform sivulta

4 Toteutussuunnitelma – Roadmap

Toteutussuunnitelman, Roadmapin avulla on mahdollista koota yhtenäinen näkymä valittujen projektien avainkohdista, vaikka ne sijaitsisivat eri välineissä. Roadmapille voi koostaa tehtäviä eri projekteista olivatpa ne sitten Project Onlinessa tai uudessa Project for the Web:ssä tai vaikkapa Azure Boards:sa. Lisäksi Roadmapille voi lisätä yhteisiä avainpäivämääriä. Jos projektien aikataulut muuttuvat, päivittyy myös Roadmapin janakaavio vastaavasti. Tieto kulkee kuitenkin vain yhteen suuntaan, Roadmapilla ei voi päivittää projektien päivämääriä.

Kuva: Toteutussuunnitelma (Roadmap) koostaa eri projektien avaintehtävät yhteen näkymään

5 Planner

Useimpiin Microsoft Office 365 tilauksiin sisältyy Planner ohjelmisto. Se on helppokäyttöinen ja nopeasti käyttöönotettava väline tiimin töiden listaamiseen, ryhmittelyyn ja tiimin sisäiseen viestintään. Tehtäviä voidaan ryhmitellä vapaasti määriteltäviin sarakkeisiin Kanban taululla. Tehtäville voidaan nimetä vastuuhenkilöt, niihin voidaan liittää tarkastuslistoja ja dokumentteja. Koska työt ovat näkyvissä Plannerin selainkäyttöliittymässä kaikille tiimin jäsenille, sen avulla on helppo jakaa vastuut, viestiä töiden sisällöt ja seurata tiimin töiden edistymistä. MS Projectin tehtävään voi linkittää Planner tehtäväsuunnitelman, mutta muuta valmista liittymää MS Projectin ja Plannerin välillä ei ole. Planner suunnitelmat ovat itsenäisiä tiimien sisäistä viestintää tukevia yhteisesti jaettuja tehtävätauluja.

Kuva: Planner tehtävätaulu

Jos sinulla jo on Microsoft 365 tili, kokeile kirjautua Planneriin: https://tasks.office.com/

Lisätietoja Microsoft Project Online/Server löydät Microsoftin Planner tuotesivuilta.

Voit myös tutustua ominaisuuksiin englanninkielisen Plannerin pikaoppaan avulla.

Kuva: Planner keskus

Kuva: Käyttäjän omat tehtävät näkymä Plannerissa

Kuva: Yksittäisen tehtävän tiedot Planner tehtävälomakkeella

Kuva: Kaaviot näkymä esittää yhteenvetotietoja Planner suunnitelmasta

6 Project Online (tai Project Server)

Project Online pilviohjelmisto tai Project Server omille palvelimille asennettuna tarjoaa periaatteessa samat toiminnot. Projekteja luodaan ja muokataan selaimessa ja MS Project ohjelmassa.

Projekteille voidaan vapaasti määritellä erilaisia lisä- ja luokitustietoja. Lisätietojen avulla on helppo ryhmitellä ja suodattaa projekteja ja näin muodostaa näkymät projektisalkkuun, esimerkiksi tuotteittain, osastoittain tai maantieteellisen jaottelun mukaan.

Project Onlinessa hallitaan resurssit keskitetysti, näin saadaan resurssien käytöstä kokonaisnäkyvyys yli kaikkien projektien.

Projekteja voidaan luoda ja päivittää joko käyttäen Microsoftin Project ohjelmistoa tai hieman yksinkertaisempaa selainpohjaista käyttöliittymää.

Tiimin jäsenet näkevät Project Onlinessa omat työnsä ja voivat työaikaraportti-näkymässä päivittää toteutuneet tunnit suoraan projektien tehtäville.

Project Online näkymien ja MS Project ohjelman raportointitoimintojen lisäksi projektisalkun tiedoista ja resurssien kuormituksesta voidaan koostaa monipuolisia tiedon analysointinäkymiä Power BI:n avulla.

Kuva: Project Online projektilista

7 Microsoft Project

Microsoft Project ohjelmisto asennetaan käyttäjän omaan työasemaan ja on ammattimaisen projektipäällikön perustyökalu projektiaikataulujen laadinnassa, työmäärien arvioinnissa ja resurssien suunnittelussa.

Kun samalla välineellä hallitaan sekä aikataulut, että resurssit ja näiden molempien osalta sekä suunnitelma, että seurantatieto, voidaan eri sidosryhmille raportoida eri näkökulmista, erilaisia ryhmittelyitä hyödyntäen. Project ohjelmistolla laaditaan vaikkapa tarjousvaiheessa aikataulu sisältäen arvion työmääristä ja kustannuksista. Projektin toteutusvaiheessa Project ohjelmistoon päivitetään toteumat ja hallitaan muutokset. Se auttaa monipuolisten raporttien laadinnassa eri sidosryhmille.

Microsoft Projectin perusnäkymä on tehtäväaikataulu, jossa lisätään tehtävät, jäsennetään ne hierarkkiseksi listaksi. Tehtäväjanojen pituudet voidaan syöttää hiirellä venyttämällä tai antamalla kestot taulukkoon. Ajoitus määritellään antamalla tehtäville päivämäärät, tai linkittämällä tehtävät keskenään.

Kuva: Gantt kaavio

Resurssien kuormitustietoja voi katsella aikajaksotetussa näkymässä. Siinä on myös helppo tarvittaessa muuttaa henkilöiden työmääriä aikajaksoittain.

Kuva: Resurssien käyttö

Kanban taulun avulla tehtävien tilaa voi päivittää näppärästi vaikka yhdessä projektiryhmän kanssa projektipalaverissa. Siinä tehtävät voidaan ryhmitellä halutulla tavalla nimettyihin sarakkeisiin tai Sprintteihin.

Kuva: Tehtävätaulu

Project ohjelman valmiit raportit auttavat tuottamaan sidosryhmille tarvittavan tilannekuvan projektista. Tarpeenmukaisten raporttisivujen laatiminen yhdistelemällä graafeja ja taulukkoja on myös varsin helppoa.

Kuva: Raporttiesimerkkejä

8 Plannerin, Project for the Web:n ja Project Onlinen olennaisimmat erot