Projektinhallinnan järjestelmäratkaisussa olennaista on ymmärtää, mitä organisaation eri tasoilla tarvitaan. Yksittäisen projektin aikataulutus ja seuranta voivat vaatia erilaisia toiminnallisuuksia kuin koko organisaation projektisalkun, resurssien ja kustannusten hallinta. Kun nämä tarpeet tunnistetaan, eri järjestelmien vahvuuksia voidaan yhdistää toimivaksi ratkaisuksi.
Prohan ratkaisuissa Camako ja Safran muodostavat tarvittaessa hyvin toimivan kokonaisuuden. Camako toimii organisaation projektien ja muun tekemisen hallinnan välineenä, kun taas Safrania voidaan käyttää vaativien yksittäisten projektien aikataulutukseen ja projektinhallintaan. Järjestelmien välinen integraatio mahdollistaa tiedon liikkumisen niiden välillä, jolloin molempia voidaan käyttää siinä roolissa, johon ne soveltuvat parhaiten.
Kotimainen Camako organisaation työkaluna
Camakon rooli voidaan nähdä organisaation yhteisenä näkymänä projekteihin, kustannuksiin, resursseihin ja kapasiteettiin. Kun organisaatiossa on samanaikaisesti suuri määrä projekteja ja muuta työtä, tarvitaan kokonaiskuva siitä, mitä ja milloin työtä tehdään, millaisilla kustannuksilla, mitä resursseja tarvitaan ja miten käytettävissä oleva kapasiteetti riittää suunniteltuun tekemiseen.
Integraatioiden kautta Safranissa hallittavien yksittäisten projektien tiedot liittyvät osaksi laajempaa projektien hallintaa. Suuressa organisaatiossa kiinnostuksen kohteena ei ole ainoastaan yhden projektin resurssitilanne, vaan myös se, miten koko organisaation käytettävissä oleva kapasiteetti riittää eri projekteihin ja tehtäviin.
Camakossa voidaan ylläpitää resurssien saatavuus- ja osaamistietoja. Näitä tietoja voidaan välittää Safraniin, jossa niitä voidaan hyödyntää yksittäisen projektin suunnittelussa. Näin projektisuunnittelussa voidaan huomioida jo etukäteen, ovatko tarvittavat resurssit käytettävissä ja riittääkö niiden kapasiteetti suunniteltuun työhön.
Kuva 1. Camako tekee resurssien kuormituksen, kapasiteetin ylitykset ja piilotyön näkyviksi yli projektirajojen.
Safran vaativien projektien aikataulutukseen
Safranin rooli painottuu yksittäisten vaativien projektien hallintaan ja erityisesti aikataulutukseen. Suurissa toimitus- ja investointiprojekteissa aikataulutukseen kuuluu valtava määrä tehtäviä, keskinäisiä riippuvuuksia ja tietoa. Tällaisessa ympäristössä tarvitaan projektikohtaista työkalua, joka tukee yksityiskohtaista aikataulusuunnittelua ja projektin etenemisen seurantaa.
Camako toimii ylätason järjestelmänä, jossa hallitaan organisaation projektien ja resurssien kokonaisuutta, ja Safranissa voidaan keskittyä yksittäisen projektin vaativaan aikatauluhallintaan ja aikatauluriskien hallintaan. Safranista voidaan puolestaan tuoda projektin etenemiseen liittyvää tietoa osaksi laajempaa näkymää. Tällainen työnjako mahdollistaa sen, että projektin yksityiskohtainen suunnittelu ja organisaation kokonaiskuvan hallinta voidaan yhdistää ilman, että kaikkea yritetään tehdä yhdellä työkalulla.
Resurssitieto kulkee järjestelmien välillä
Ajatellaan esimerkiksi organisaatiota, jossa toteutetaan samanaikaisesti useita suuria projekteja. Camakossa hallitaan koko organisaation resurssien saatavuutta, kapasiteettia ja osaamista. Safranissa puolestaan suunnitellaan yksittäisen projektin toteutusta. Kun järjestelmät integroidaan, Safraniin voidaan tuoda tieto siitä, millaisia resursseja on käytettävissä.
Projektisuunnittelussa voidaan tämän jälkeen huomioida resurssien todellinen saatavuus. Jos suunnitelma edellyttää enemmän resursseja kuin organisaatiolla on käytettävissään, tieto voidaan ottaa huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Tarvittaessa voidaan arvioida myös ulkopuolisten resurssien tarvetta.
Sama ajattelu toimii myös toiseen suuntaan. Safranin projektikohtaisesta suunnittelusta syntyvää tietoa voidaan hyödyntää Camakossa osana organisaation laajempaa näkymää. Tällöin yksittäisen projektin resurssitarpeet eivät jää erilliseksi tiedoksi, vaan ne voidaan suhteuttaa muuhun organisaation tekemiseen.
Asiakkaan tarpeista lähtevä ratkaisu
Camakon ja Safranin yhdistelmä ei tarkoita valmista pakettia, joka olisi samanlainen kaikille organisaatioille. Lähtökohta on asiakkaan oma toimintaympäristö ja se, mitä projektinhallinnalta tarvitaan. Asiakkaan kanssa selvitetään, mitä järjestelmillä halutaan tehdä ja millaisia tarpeita niihin liittyy. Sen perusteella voidaan määritellä, mikä osa ratkaisusta kuuluu Camakolle, mikä Safranille ja miten järjestelmät liittyvät toisiinsa.
Camako ja Safran voidaan integroida keskenään, mutta ratkaisu ei rajoitu vain näihin kahteen järjestelmään. Proha on toteuttanut integraatioita myös esimerkiksi SAP-järjestelmiin. Jos asiakkaan toiminta edellyttää yhteyksiä muihin järjestelmiin, niitä voidaan rakentaa osaksi ratkaisua. Camakon avoimet rajapinnat tukevat tätä toimintamallia. Niiden kautta projektidataa voidaan yhdistää myös muihin järjestelmiin ja analytiikkaan. Esimerkiksi Espoon kaupunkirata -hankkeessa Camakon dataa hyödynnetään Power BI -raportoinnissa.
Tärkeää on, että asiakkaan ei tarvitse rakentaa ratkaisua usean erillisen toimittajan varaan. Proha voi toimittaa järjestelmät, niiden väliset integraatiot sekä niihin liittyvän tuen ja kehityksen yhdestä paikasta.
Proha tukee, kouluttaa ja kehittää
Järjestelmän käyttöönotto on vasta ensimmäinen osa ratkaisua. Kun se on rakennettu asiakkaan tarpeisiin, myös käyttäjien on osattava hyödyntää sitä osana omaa työtään. Proha kouluttaa ja valmentaa käyttäjät uuden ratkaisun käyttöön. Henkilöstöä voidaan valmentaa myös sovittuihin toimintatapoihin, ja kehitystyötä voidaan jatkaa käyttöönoton jälkeen. Jatkuvat palvelut tuovat tukea ja kehitystä osaksi pitkäjänteistä yhteistyötä.
Asiakkaan tarpeet ja toimintaympäristö muuttuvat ajan myötä. Siksi järjestelmiä, integraatioita ja toimintatapoja voidaan kehittää myös tulevaisuudessa. Tuki, järjestelmien kehittäminen, integraatiot ja käyttäjien valmentaminen muodostavat osan samaa yhteistyötä Prohan asiantuntijoiden kanssa.
Camakon ja Safranin saumaton yhteistyö
Projektinhallinnan järjestelmäratkaisussa olennaista on tunnistaa organisaation tarpeet ja rakentaa niiden ympärille toimiva tapa hallita projekteja, resursseja ja tietoa. Camako ja Safran täydentävät toisiaan, kun niiden roolit määritellään tarkoituksenmukaisesti ja tarvittavat integraatiot toteutetaan.
Prohan asiantuntijat auttavat organisaatiota määrittelemään tarpeet, suunnittelemaan sopivan ratkaisun ja toteuttamaan tarvittavat järjestelmät ja integraatiot. Käyttöönoton yhteydessä Proha kouluttaa ja valmentaa käyttäjät sekä tukee sovittujen toimintatapojen käyttöönottoa. Yhteistyö jatkuu myös käyttöönoton jälkeen jatkuvan tuen ja kehityksen kautta. Jos organisaatiossasi on tarve kehittää projektien, resurssien ja kustannusten hallintaa tai yhdistää Camako ja Safran toimivaksi ratkaisuksi, ota yhteyttä Prohan asiantuntijoihin.