Tämäkin blogiteksti on julkaisunsa jälkeen vapaasti tekoälyjen käytettävissä. Tällä tavoin projektipomokin toimii osin tahtomattaan osana tekoälyekosysteemejä. Tekstin tuottamisessa ei kuitenkaan ole suoraan käytetty tekoälyä.
Tekoälyjen aika on jo hetken ollut täällä. Selaimen hakukoneita käytettäessä tietoja ei enää haeta, vaan reilusti kysytään. Tämän on mahdollistanut vuosien aikana riittävälle tasolle kypsyneet ja kehittyneet asiat: tiedon digitalisoituminen ja saavutettavuus, laskentatehon kasvu sekä AI Algoritmien kehitys ja kaupallistuminen. Keskeinen kiihdyttävä tekijä on teknologiajättien kilpailu ja kehitykseen tehdyt melkoiset rahalliset investoinnit.
Merkittävää myös on, että tekoälyjen hyödyntämiseen ei välttämättä tarvita omaa tiedon käsittelyn infrastruktuuria, vaan kaikki on saatavissa palveluna pilvestä skaalautuvasti, milloin ja missä vain käytettäväksi.
Muutos on valtava mahdollisuus myös projektien ja töiden hallinnalle. Valtaosassa projektien hallintaan liittyvissä tehtävissä voidaan hyödyntää tekoälyä tai siirtää niitä kokonaan tekoälyn tehtäväksi. Pullonkaulana lähinnä on, että melko pieni osa projektipäälliköistä on vielä valveutunut tekoälyjen mahdollisuuksista.
Projektihallinnan tietojärjestelmät eivät tekoälyjen kehittymisen myötä ole katoamassa – päinvastoin. Tekoälyjen hyödyntämistä tukee vahvasti sellaisten tietojärjestelmien olemassaolo, jossa projektien käyttämän ja tuottaman tiedon ohella hallitaan tietojen välisiä sisäisiä ja ulkoisia yhteyksiä, historiatietoa sekä erilaisten projektien sovittuja toimitusmalleja ja työnkulkuja. Tekoälyn hyödyntäminen asettaa näin vaatimuksia käytettävälle tietojärjestelmälle:
- Kaikki tiedot ovat tietoturvallisesti saavutettavissa internetin ylitse ohjelmarajapintojen kautta tai pilvitallennuspalveluissa.
- Projektien käyttämään ja tuottamaan tietoon liittyy rakenteellista tila-, luokitus- ja ominaisuustietoa.
- Projektien eri toimitusmallien työnkulut ja näihin liittyvät hyväksyntäkriteerit on kuvattu tietojärjestelmään tekoälyn hyödynnettävissä olevassa muodossa.
- Projektin tiedonhallinnan tietomalli on tekoälyn käytettävissä projektin käyttämän ja tuottaman tiedon ohella.
Erinomainen asia on, että projektihallinnan tietojärjestelmät tulevat yksinkertaistumaan tehtävien siirtyessä tekoälyn hoidettavaksi. Tietojärjestelmiltä ei edellytetä sellaisia piirteitä ja toimintoja, jotka tekoäly pystyy hoitamaan palveluna. Näitä tehtäviä ovat:
- Rutiinien automatisointi: palaverikäytännöt ja muistiot
- Tapahtumien tosiaikainen seuranta ja poikkeamahälytykset
- Tiedon analysointi ja päätöksenteon tuki
- Raportointi ja viestintä: projektien tilanneraportit ja yhteenvedot.
Tekoälyjen hyödyntäminen muokkaa perinteisiä projekteissa toimivien rooleja:
- Kaikkien projektissa toimivien henkilöiden tekeminen kohdistuu projektin varsinaisten lopputulosten saavuttamiseen. Tekoäly mahdollistaa keskittymisen olennaiseen.
- Rutiinien automatisoituessa projektipäällikölle jää enemmän aikaa tiimin johtamiseen, tiimin kyvykkyyksien parhaaseen hyödyntämiseen sekä asioiden mahdollistamiseen.
- Tilannetietoisuuden lisääntyessä projektipäällikön työ painottuu tulipalojen sammuttamisen sijasta asioiden ennakointiin ja projektin tulevien vaiheiden suunnitteluun.
Ota yhteyttä, jos mielenkiitosi heräsi tekoäly-yhteensopivasta projektihallinnan tietojärjestelmästä, joka täyttää kaikki keskeiset tekoälyn tehokkaan hyödyntämisen vaatimukset, tukee organisaatiosi tekoälystrategiaa sekä toimii virtuaalisen projektiavustajasi keskeisenä tietolähteenä.